Politica Resi e Difetti All’Ingrosso: Un Modello con cui Acquirenti e Fornitori Possono Vivere

Le più grandi liti nell’ingrosso B2B non avvengono sul prezzo. Avvengono quando 27 di 1.000 borse arrivano con cuciture allentate, l’acquirente vuole credito completo, il fornitore vuole sostituire solo i 27, e la conversazione che segue termina una relazione che ci sono voluti due anni a costruire.

Queste liti sono completamente prevenibili. Avvengono perché la maggior parte delle relazioni ingrosso inizia senza politica scritta resi e difetti.

Perché conta più nell’artigianale

I prodotti prodotti in serie hanno tassi difetti prevedibili. I prodotti fatti a mano sono diversi. Variazione naturale è attesa e accettabile. La linea tra “variazione artigianale accettabile” e “difetto” è giudizio.

Il modello completo

1. Soglia definita tasso difetti

Standard settore: tolleranza 5%. Sotto 5%, ordine spedito e fornitore accredita/sostituisce. Sopra 5%, acquirente ha opzione rifiutare spedizione intera.

2. Cosa conta come difetto

Difetti contati:

• Tessuto allentato (>2mm)
• Mismatch colore fuori tolleranza Pantone
• Proporzioni asimmetriche >±5cm
• Fallimento attacco manico
• Muffa, umidità
• Pelle crepata/staccante
• Componenti chiusura rotti/mancanti
• Difetti ricamo
• Imballaggio danneggiato trasferito al prodotto
• Odore chimico o organico forte
• Bordi sfilacciati
• Fallimento fodera

NON contati:

• Variazione colore leggera stesso lotto tintura
• Varianza dimensione sotto ±2cm
• Asimmetria punto sotto ±1cm
• Variazione grano pelle minore
• Irregolarità texture tessitura leggera
• Odore palma naturale che si arieggia 48h

3. Documentazione richiesta

• Ispezionare min 5% (10 unità min) in 5 giorni lavorativi
• Documentare difetti foto timestamp
• Fornire quantità, foto, categorizzazione in 10 giorni
• Conservare unità difettose 30 giorni

4. SLA risposta fornitore

• Risposta iniziale 2 giorni lavorativi
• Proposta risoluzione 7 giorni
• Unità sostituzione 21 giorni
• Memo credito 5 giorni

5. Opzioni risoluzione

Per tassi ≤ 5%: sostituzione, credito, sconto-e-conserva.

Per > 5%: rifiuto totale, rifiuto parziale, ri-tirata prioritaria.

6. Trasporto e danno spedizione

• Difetto produzione — responsabilità fornitore
• Danno spedizione imballaggio intatto — reclamo assicurazione vettore
• Danno spedizione cartone visibilmente danneggiato — reclamo vettore

7. Miglioramento continuo

Dopo difetti >3%, fornitore fornisce analisi causa principale 30 giorni, piano correttivo, procedure QC aggiornate.

8. Escalation tre-strike

Se fornitore eccede 5% su tre POs in 12 mesi, acquirente può audit QC sito, esigere ispezione pre-spedizione terzi, terminare relazione.

Come negoziare con nuovo fornitore

Invia politica come addendum al PO. Richiedi redline fornitore. Raggiungi allineamento prima della prima spedizione.

La nostra politica in pratica

• Ogni PO con report QC scritto
• Sotto-3%: sostituzione automatica, credito 48h
• 3-5%: sconto-conserva o sostituzione
• Sopra 5%: conversazione rifiuto parziale o ri-tirata
• Auto-escalation: se nostro QC cattura lotto >5%, tratteniamo

Scarica il modello

Condividiamo il modello completo (Word) con qualsiasi acquirente ingrosso che lo richiede.

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