Política de Devoluciones y Defectos en Mayorista: Una Plantilla con la que Compradores y Proveedores Pueden Vivir

Las mayores peleas en mayorista B2B no son sobre precio. Son sobre cuando 27 de 1.000 bolsos llegan con costuras sueltas, el comprador quiere crédito completo, el proveedor quiere reemplazar solo esos 27, y la conversación que sigue termina una relación que tomó dos años construir.

Estas peleas son completamente prevenibles. Ocurren porque la mayoría de relaciones mayoristas comienza sin una política escrita de devoluciones y defectos. Cuando algo sale mal, ambas partes improvisan bajo presión.

Abajo está la plantilla de política que compartimos con nuevos socios mayoristas — y por la que operamos en cada PO. No es contrato legal; es acuerdo operativo claro que cubre los desacuerdos predecibles antes de que ocurran.

Por qué esto importa más en hecho a mano

Productos producidos en masa tienen tasas de defecto predecibles. QC es binario — pasa o no. 0,3% es normal en producción de fábrica.

Los productos hechos a mano son distintos. Alguna variación natural es esperada y aceptable. La línea entre «variación artesanal aceptable» y «defecto» es juicio. Sin reglas explícitas, ese juicio varía entre comprador y proveedor — a menudo catastróficamente.

La plantilla completa de política

1. Umbral definido de tasa de defectos

Estándar de industria para mayorista fibra hecha a mano: tolerancia 5%. Bajo 5%, el pedido se envía y el proveedor acredita o reemplaza unidades específicas defectuosas. Sobre 5%, el comprador tiene opción de rechazar el envío entero.

2. Qué cuenta como defecto

Los defectos que cuentan:

• Tejido suelto / trama abierta (huecos sobre 2mm)
• Falta coincidencia color fuera tolerancia Pantone
• Proporciones asimétricas sobre ±5cm
• Fallo fijación asa
• Moho, mildiu, daño humedad
• Cuero agrietado/pelando
• Componentes cierre rotos/ausentes
• Defectos bordado
• Embalaje exterior dañado transferido a producto
• Olor químico u orgánico fuerte
• Bordes deshilachados/sin acabar
• Fallo forro

NO cuentan:

• Variación ligera de color entre bolsos del mismo lote
• Variación dimensión bajo ±2cm
• Asimetría puntada bajo ±1cm
• Variación grano cuero menor
• Irregularidad ligera textura tejido
• Olor palma natural ligero que se airea en 48 horas

3. Documentación requerida

Responsabilidad del comprador:

• Inspeccionar muestra mínima 5% (10 unidades min) en 5 días hábiles
• Documentar cada defecto con foto timestamp
• Proveer cantidad, fotos, categorización en 10 días hábiles
• Retener unidades defectuosas al menos 30 días

4. SLA respuesta proveedor

• Respuesta inicial en 2 días hábiles
• Propuesta resolución en 7 días hábiles
• Unidades reemplazo enviadas en 21 días hábiles
• Memo crédito emitido en 5 días hábiles

5. Opciones resolución

Para tasas defecto ≤ 5%:

• Reemplazo
• Crédito
• Descuento-y-conserve

Para tasas > 5%:

• Rechazo total envío
• Rechazo parcial
• Re-tirada con prioridad

6. Flete y daño envío

• Defecto producción — responsabilidad proveedor
• Daño envío con embalaje intacto — investigar reclamación seguro transportista
• Daño envío con caja visiblemente dañada — reclamación contra seguro transportista

7. Mejora continua

Tras tasa defectos sobre 3%, proveedor proporciona:

• Análisis causa raíz en 30 días
• Plan acción correctiva
• Procedimientos QC actualizados

8. Escalación tres-strikes

Si proveedor excede 5% en tres POs en 12 meses, comprador puede:

• Auditar proceso QC en sitio
• Requerir inspección pre-envío por tercero
• Terminar relación con liberación completa

Cómo negociar con un nuevo proveedor

Envíe la política como adenda al PO. Solicite redlines del proveedor. Lleguen a alineación antes del primer envío.

Cómo es nuestra política en práctica

• Cada PO con informe QC escrito (tasa defectos, fotos)
• Sub-3%: reemplazo automático, memo crédito en 48h
• 3-5%: oferta descuento-conserve o reemplazo, comprador elige
• Sobre 5%: conversación sobre rechazo parcial o re-tirada
• Auto-escalación: si nuestro QC detecta lote sobre 5%, retenemos

Descargue la plantilla

Compartimos la plantilla completa (formato Word) con cualquier comprador mayorista que la solicite.

Solicite la plantilla de política →